REVIEW: Myfinance, boekhoudtool voor starters en zzp’ers

Voor veel ondernemers is de boekhouding doen nog altijd een doorn in het oog. De boekhouding kost ongemerkt best veel tijd – tijd die je niet aan het uitvoeren van je vak kunt besteden – en het kan bij tijd en wijle ook nog behoorlijk ingewikkeld zijn. Uiteraard kun je een boekhouder in de arm nemen, maar die werkt zeker niet gratis en dat is dus geen eerste optie voor startende ondernemers, zzp’ers en kleine mkb’s. Myfinance is een zzp-boekhoudprogramma die de oplossing voor al deze problemen belooft: via een eenvoudig programma je boekhouding uitvoeren, je bonnetjes snel en laagdrempelig via een mobiele app inscannen en automatisch btw-overzichten ontvangen. Hoe werkt Myfinance in de praktijk? Review!

De doelgroep: kleine ondernemers

Myfinance richt zich voornamelijk op zzp’ers, startende ondernemers en kleine, maar wellicht groeiende, bedrijven. Die laatste groep is natuurlijk interessant, omdat in zo’n geval de overstap van een oud boekhoudsysteem naar Myfinance gemaakt moet worden. Myfinance biedt de mogelijkheid om bestanden van de bank (exports) te importeren.

Voor de onervaren ondernemer, zoals de startende zzp’ers bijvoorbeeld – biedt Myfinance een fraaie opstarthulp. Zo leer je alle kneepjes van de software kennen en helpt het programma je met de noodzakelijke eerste instellingen, zoals de actuele winst- en verliesrekening en balans. Zo waarborg je dat het programma doet wat jij wilt en kan aansluiten bij jouw wensen, ook als je geen boekhoudkundige voorkennis hebt.

Myfinance mist wel een aantal opties ten opzichte van een uitgebreider programma: online betalen voor klanten, herinneringen en incasso’s en UBL-bestand. Dat maakt van Myfinance vooral een tool voor starters en kleinere ondernemers die vooral het boekhouden en de btw-aangifte snel willen kunnen doen.

Werken in de cloud

Een modern programma werkt vandaag de dag in de cloud: snel je informatie 24/7 beschikbaar, ook onderweg. Myfinance biedt als een zogenaamde Software as a Service (SaaS) de optie om op verschillende devices in dezelfde administratie te werken. Via desktop en de mobiele app heb je de beschikking over de meest actuele cijfers, wat het mogelijk maakt om onderweg even snel wat mutaties door te voeren. Ideaal als je bijvoorbeeld vaak met het openbaar vervoer van en naar klanten of leveranciers reist; als je thuiskomt, is de boekhouding al up to date. Maar let wel: invoeren op een mobiel of tablet gaat prima, maar voor echte bewerkingen is een toetsenbord gewoon veel sneller. Je kunt op je tablet een externe toetsenbord koppelen.

Heel belangrijk: mocht je device crashen, dan is je boekhouding niet weg. Talloze ondernemers kunnen je helaas uitleggen hoeveel avonden werk het kost om een verloren boekhouding weer te reconstrueren. Met een cloud-oplossing loop je dat risico gelukkig niet. Nadelen? Ben je gewend op de site in te loggen dan verlies je met de toegang tot het internet óók toegang tot je administratie. Gebruik je de app dan heb je altijd nog een kopie van de data op je device.

Vormgeving en gebruik

Myfinance is handig in gebruik. Een account aanmaken gaat soepel, alleen het automatisch gegenereerde wachtwoord moet je even goed opslaan. Er worden geen onnodig lastige menu’s of termen gebruikt en de gebruikersinterface werkt zeer intuïtief. Dat geldt zowel voor de app als voor de desktop-versie. De gebruiksvriendelijkheid van die interface komt door een belangrijk deel tot stand door je eerste configuratie wanneer je de software in gebruik neemt. Dat betekent dus wel dat je voor de eerste ingebruikname even rustig de tijd moet nemen om dit optimaal op te zetten. Je hebt nodig:  bedrijfsgegevens, btw-nummer en kvk-nummer, beginbalans en je eigen levervoorwaarden. De wizard kun je helaas niet tijdelijk pauzeren, dus zorg ervoor dat je alles voor handen hebt als je begint. Plan het dus even in. Kost even tijd, maar scheelt je op de langere termijn een hoop frustratie en zoekwerk. Je kunt ook hulp krijgen van Myfinance met de tijdelijke overstapactie: je krijgt dan een persoonlijk adviesgesprek, uitleg van de werking en functionaliteiten en een controle op je boekingen & mutaties. Erg handig voor de starter.

Tijdsbesparing

Daarmee komen we aan bij de belangrijkste overweging: bespaart Myfinance tijd? Uiteindelijk wil elke ondernemer aan de slag met zijn onderneming en niet eindeloos in Excel-sheetjes knutselen. Tijd is geld. Dat is waar Myfinance zijn meerwaarde biedt: vooral het doen van je btw-aangifte en het opstellen van facturen gaat razendsnel als je het programma eenmaal in gebruik hebt. Een aantal handige functies:

• Producten of diensten toevoegen zonder beperkingen
• Urenregistratie en rittenregistratie
• KvK-koppeling om snel klantgegevens aan te vullen
• Snel wisselen tussen prijzen inclusief of exclusief btw
• Gemaakte facturen kopiëren
• Automatisch totaalbedragen
•  Automatische bankkoppeling met voorstellen
• Scannen (fotograferen en verwerken) van bonnen via de app
• Facturen direct vanuit het programma sturen of eerst downloaden en zelf sturen

Een echte plus: je kunt online om hulp vragen. Met het online samenpakket doe je zelf je administratie maar kun je advies vragen wanneer je er niet uitkomt. Ook eventuele fouten kunnen ze voor je fiksen. Dat scheelt onnodig uitzoekwerk.

Conclusie: ideaal voor de starter en zzp-er

Myfinance biedt veel opties om je boekhouding sneller te kunnen doen. Met de overstapactie krijgen starters een vliegende start met hun boekhouding. Myfinance is echter niet volledig toereikend: bonnen kun je bijvoorbeeld snel inscannen, maar de waardes op de bon worden niet direct herkend. Aan de andere kant: een boekhoudtool voor € 9 per maand met twee gebruikers en onbeperkt aantal facturen maakt het direct een betere keuze dan veel online facturatie tools. Zorg ervoor dat je voor jezelf helder hebt wat belangrijk voor je is. Myfinance heeft een gratis proefperiode van 15 dagen die automatisch eindigt, dus je kunt Myfinance eerst proberen en uittesten.