Google goes ERP: Vogsy toegevoegd aan G suite

Gmail, Docs, Drive en Google Agenda zijn handige, gratis tools van Google. Deze zijn ook zakelijk beschikbaar, vanaf € 4 per gebruiker per maand. Een betaalbaar alternatief voor kleine bedrijven die zo snel professioneel kunnen werken. Nu Google daar het Nederlandse ERP-systeem Vogsy aan toevoegt, is het een goed moment om G Suite onder de loep te nemen.

Ten eerste: G Suite is meer dan alleen de bekende Google tools. Het biedt bedrijfsmail (dus @yourcompany.com) en online opslag in de cloud. Het is ook een marktplaats voor online productiviteits- en samenwerkingssoftware van derden. Dat maakt van G Suite een portaal voor kennisdelen, samenwerken, administratie en natuurlijk gewoon je werk doen als dat online kan. Wat is ERP dan? Even een stap terug, gezien dit de eerste keer is dat ERP op Bloeise wordt behandeld.

ERP: van grondstoffen naar diensten
ERP staat voor Enterprise Resource Planning, en is van origine software voor de maakindustrie. Stel je een autofabriek voor met een loopband waarop een auto in elkaar wordt gezet door mensen of robots. Die moeten de juiste onderdelen grijpklaar hebben, en dat vereist een volledige planning van inkoop, productie, voorraad, distributie en dus ook financiering. Want je wil dat de prijs van je auto gelijk blijft, terwijl je er ook een boterham aan verdient. In dit voorbeeld zijn de onderdelen kant en klare producten, maar je kunt ERP ook gebruiken voor grondstoffen (staal, plastic) en diensten.

Als maatschappij bewegen we steeds meer naar dienstverlening: vroegâh werkte ik als tiener bij op het bloemenveld en een tiener van nu zou eerder een bijbaan vinden in een callcenter of supermarkt. De omzet van uitzendbureaus, ICT-bedrijven, reisbedrijven, accountants, advocaten en adviesbureaus blijft stijgen (B2B), net als bij retail, horeca, kappers, theaters en bioscopen (B2C). Iets van 70 a 80 procent van het bruto binnenlands product wordt in deze dienstenssector gerealiseerd. Big business dus, en dat heeft ook bijpassende software nodig.

Kennis + mobiel + social
Tegenwoordig werken we niet aan de loopband maar aan projecten, soms in vast verband met collega’s, dan weer campagnematig samen met partners en derden voor bijvoorbeeld de lancering van een nieuwe website of product. Je zit lang niet altijd in hetzelfde gebouw, terwijl je toch kennis uitwisselt en samenwerkt. De trends die dit leiden zul je zo herkennen:

1. We zijn kenniswerkers. Data wordt verzameld en verwerkt tot informatie. Pas je dat toe op het juiste moment voor en door de juiste mensen, dan wordt het kennis. En ook al is kennis macht, binnen de organisatie moet het voor iedereen vrij beschikbaar zijn en daar buiten is het juist een manier om je te onderscheiden met thought leadership.
2. Mobiel. De site Bloeise ontving vorig jaar 18,9 procent verkeer via de smartphone en 4,34 procent via de tablet. Dat is vrij laag, als je bedenkt dat wereldwijd dit eerder op 50 procent zit. Facebook wordt zelfs meer dan 70 procent via alleen al de Facebook app gebruikt. De mobiel is de afstandsbediening voor je leven: sociaal netwerken, bankzaken, informatie op zoeken (steeds meer via voice, meldt Google), aansturen van je verwarming, agenda, e-mail, weer, verkeer, foto’s, video’s… u snapt ‘m. En kijk nog maar eens naar je mobiel: ook zakelijk gebruik je ‘m meer.
3. Social. Ik communiceer met partners en klanten steeds meer via sociale kanalen: chatten via Skype, Gmail, Messenger en WhatsApp is steeds meer de norm. We zitten ook steeds meer privé op social, dus logisch dat ook zakelijk daar heen beweegt. Als nieuw communicatiemiddel biedt chatten aan werknemers de mogelijkheid om snel vragen te stellen, bestanden te sturen en elkaars aanwezigheid op de werkplek te zien.

VOGSY voor de dienstensector
VOGSY is een ERP-pakket dat is gebouwd op die drie trends: kennis, mobiel en social. Het organiseert bedrijfsprocessen van Quote-to-Cash: CRM, projectmanagement, tijdsregistratie en projectbeheer, facturatie, accounting en business intelligence (actiegerichte kennis uit data halen). Het is cloud software, dus 24 uur per dag bereikbaar vanaf iedere locatie zonder enig beheergedoe. Door de integratie met G Suite staan ook alle bestanden veilig online bij Google. VOGSY is toegankelijk vanaf smartphone, tablet en desktop. En ook al zul je weinig blogs of rapportages schrijven op je mobiel, je kunt wel gemakkelijk informatie ophalen voordat je bij de klant binnenstapt, akkoord geven op een voorstel of aanvraag en bij de klant direct product-, prijs-, service- of factuurinformatie naar voren halen.

Als werknemer heb je ook de chatbot Viktor tot je beschikking: een persoonlijke assistent die taken en statussen communiceert. Managers kunnen financiële cijfers (Key Performance Indicators) inzien via een eigen dashboard. Informatie wordt gemakkelijk uitgewisseld tussen afdelingen, transparant en overzichtelijk.

Toevoeging door Google
Het gemak van Google’s producten moet echoën in de externe software die beschikbaar wordt gesteld via de G Suite Marketplace. Google stelt hoge eisen aan de design, authenticatie en integratie met G Suite. VOGSY is één van de weinige Nederlandse partijen die is toegevoegd. André Hoekzema van Google Cloud Benelux zegt daarover onder meer: “We zijn onder de indruk van wat VOGSY in slechts 18 maanden heeft bereikt” en “Met VOGSY kunnen Professional Services providers de rijkdom van Google’s Ecosysteem benutten”.

Innovatiegedreven
VOGSY is bedoeld voor projectgeoriënteerde Professional Service organisaties wereldwijd, typisch zijn dat business consultants, marketing -of communicatiebureaus en IT-partijen. Vooral deze partijen hebben de grote uitdaging om hun bedrijf volledig digitaal te laten gaan, zodat ze de voordelen hiervan kunnen inzetten om zich beter in de markt te zetten (lagere kosten, minder overhead, hogere productie, efficiëntere bedrijfsvoering). Doe je dat namelijk niet, dan blijf je oude oplossingen gebruiken en gedateerde producten aanbieden waarmee je geleidelijk aan je doelgroep uit het oog verliest. Want consumenten en bedrijven omarmen wél online, kennis, social en de smartphone als kanaal.

VOGSY in de Benelux
Even digitaal gaan doe je niet zomaar natuurlijk. VOGSY wordt door implementatiepartners geleverd, opgezet en ondersteund. Voor de Benelux is GeeFirm de implementatiepartner en ook launching partner. VOGSY kost € 17 per licentie (gebruiker) per maand, exclusief eenmalige setup en BTW.