Tips voor het schrijven van een goede, zakelijke e-mail

brand
tips schrijven zakelijke mail

Tips voor het schrijven van een goede, zakelijke e-mail

De mailbox. Het is een bron van oneindige frustratie en tegelijkertijd een enorm handige tool voor zowel particulieren als ondernemers. Als je de literatuur over mailing een beetje in de gaten houdt vind je week na week nieuwe onderzoeken met indrukwekkende cijfers. “We spenderen tot een kwart van onze werktijd aan het bijhouden van die mailbox.” “We ontvangen gemiddeld meer dan 100 mails per dag.” “De mail is dood en zou nooit meer gebruikt moeten worden.” “De mail is springlevend en elk bedrijf moet nu dringend terug investeren in het versturen van direct mailing.” Een e-mail is inderdaad een krachtig instrument maar je moet het wel goed gebruiken. Hoe schrijf je nu een goede mail? Hoe kan je een ticketje ‘ongewenste mail’ vermijden? Kortom: wat zijn enkele praktische tips om een effectieve mail uit jouw vingers te toveren?

Maakt mailen vanuit een zakelijk perspectief nog wel sense?

Zakelijk e-mailen of social media

Er was een tijd dat de mail de koning te rijk was. Het was veruit de gemakkelijkste manier om in een handomdraai duizenden klanten te bereiken en in die gouden jaren verdween je nog niet automatisch richting de prullenbak. Vandaag de dag is er echter sociale media waar je diverse platformen vindt waar je nog meer mensen kunt bereiken met nog minder moeite. En bovendien verloopt ook de interactie via sociale media een stukje vlotter. Nochtans zou het kortzichtig zijn om die aloude e-mailmarketing via programma’s als MailChimp helemaal overboord te gooien. Zo blijkt uit onderzoek van Gigaom Research dat e-mail nog steeds de beste manier is om daadwerkelijk tot conversie en bewustwording over te gaan. De gemiddelde click through rate van een mail is 3,2%. Klinkt laag maar dat ligt meer dan drie keer hoger dan het meest succesvolle sociale media kanaal (Twitter).

Betekent dat dan dat je die sociale media best gelijk verwijdert en terugvalt op de oude mailinglijsten? Natuurlijk niet. Een knappe bewustwordingscampagne op sociale media kan net dat duwtje zijn dat jouw mails laat opvallen en laat geopend worden. Beide manieren van het grote publiek bereiken kunnen elkaar versterken. Verdieping van de marketingstrategie via sociale media. Call-to-actions en leuke promoties via het nog altijd net iets persoonlijkere mail. De adder onder het gras? Die mails van je moeten natuurlijk wel goed geschreven zijn.

Wat is nu eigenlijk een goede mail?

Vroeger, toen een mail een zeldzaam goed was, vonden we mail al goed wanneer deze ook aankwam. Vandaag de dag leven we in een tijd van spambots, van korte aandachtsspannes en van werken voor je aandacht. Vergeet dan ook maar het idee dat een generische mail even blasten naar al jouw mailinglijsten succes zal oogsten. Vergeet ook maar dat je je bij de collega’s populair maakt als jouw mailing etiquette onder het vriespunt zit. Je zult jammer genoeg net wat meer aandacht moeten hebben voor wat je schrijft. Online vind je daar honderden basisregels voor. Maar dat kan toch net iets beknopter:

Val mensen niet lastig

Of je nu binnen jouw eigen bedrijf, binnen een e-mailmarketing campagne of met professionele contacten aan het mailen bent: de kardinale zonde is en blijft mensen lastig vallen. Dat kan ook best breed gaan. Lastig vallen kan betekenen dat je te veel mailtjes stuurt. Niemand wilt elke keer hij of zijn de mailbox opent dezelfde naam zien staan. Lastig vallen kan ook betekenen dat je een mail stuurt waarop je zelf met gemak het antwoord kunt achterhalen. Het kan betekenen dat je een probleem doorschuift. Het kan betekenen dat je ook gewoon niets interessants te vertellen hebt.

De juiste toon hanteren

Juiste zakelijke toon hanteren

Een mail is een zakelijk instrument. Te veel collega’s en professionele contacten mailen inclusief smileys, capslock, uitroeptekens en alsof ze aan het chatten zijn. Allemaal ontzettend leuk maar ook allemaal toondoof tegenover het medium dat e-mail is. Bij zakelijke communicatie stuur je op een zakelijke en formele toon informatie door of vraag je op eenzelfde toon die informatie op. Stuur je een marketingmail? Ook dan kan je best ver wegblijven van alles wat buiten de zakelijke communicatie valt. Het komt schreeuwerig over en nog veel erger: dertien in een dozijn.

Controleren, controleren

Een mail per ongeluk te vroeg versturen zonder bijlage. Na het versturen een kanjer van een schrijffout ontdekken. Antwoorden op wat niet gevraagd wordt. Stuk voor stuk situaties die velen dagdagelijks meemaken. Stuur je een mail dan controleer je voor verzenden dat alles in orde is. Gouden tip: vul de naam van de ontvangers pas in nadat de mail af en gecontroleerd is. Zo stuur je niet per ongeluk een onafgewerkte versie.

Is elke e-mail echt even urgent?

echte urgentie in je e-mails

Als je je mailbox er even op naslaat is de helft van jouw mails belangrijk en dringend en urgent. Hangt het lot van de wereld toch net niet af van die mail? Haal die termen dan ook weg uit jouw mail. Ze devalueren die keren dat het echt dringend is. Bovendien is iedereen zo gewoon geworden aan de uitroeptekens en krachttermen dat ze totaal geen effect meer hebben.

Gouden e-mailtips van Björn

Lees je je graag wat verder in over hoe je een goede mail schrijft? Lees dan de gouden tips van Björn Deusings, expert op het gebied van gesprekstechnieken! Alvast veel succes.

Redactie Bloeise

De Bloeise redactie bestaat uit Thomas Lapperre. Deze berichten worden niet op persoonlijk titel vermeld omdat ze geschreven zijn door anderen: ingehuurde tekstschrijvers voor inhoudelijke artikelen, ingezonden persberichten en soms ook sponsored content. Voor ingezonden persberichten geldt dat de redactie geen verantwoording kan nemen -[…]
Alle artikelen van Redactie Bloeise

Reacties

0 Reacties

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.