Website onderhoud voor kleine bedrijven

Te druk voor website onderhoud?

De fase dat een website slechts je visitekaartje is, is allang voorbij. Je website is een bedrijfsmiddel om je ondernemingsdoelstellingen mee te behalen, en vaak het middelpunt voor je marketing acties of marketingcampagnes. Kleine bedrijven en organisaties kampen vaak met het website onderhoud: het zijn meerdere taken die te pas en vooral te onpas erbij komen. Vanuit mijn werkervaring een aantal praktische tips om je website als klein bedrijf gemakkelijker te onderhouden.

Maak iemand verantwoordelijk

Klinkt als een open deur, maar ik bedoel het als volgt: maak iemand verantwoordelijk voor de website, maar niet per se het werk zelf. Het is overzicht houden, plannen en aansturen.

Zorg voor korte lijntjes

• Geef bezoekers van je website de kans om de websitebouwer direct te mailen bij fouten op de site.
• Maak duidelijke afspraken met je websitebouwer: hoe geef je efficiënt een melding door en hoe reageert de websitebouwer? Een melding ‘de site doet het niet’ van iemand per mail die vervolgens niet telefonisch bereikbaar is, gaat de websitebouwer heel veel tijd opleveren om te achterhalen wat er precies bedoelt wordt. Binnen welke tijd wordt de melding opgepakt en hoe wordt je geïnformeerd?
• Ga als verantwoordelijke persoon niet overal tussenzitten. Als een fotograaf foto’s aanlevert, vraag dan of hij dat direct aan je collega wil doen die de foto’s erop gaat zetten. En graag in het juiste formaat voor internet.
• Zijn er rapportages nodig? Kijk of je die kunt automatiseren. Zo biedt Google Analytics de gratis dienst om iedere week rapportages als PDF te mailen.

Regelmatig onderhouden zorgt er voor dat het steeds sneller gaat

Planning: continue en ad hoc

Scheid alle taken naar continue taken en ad hoc taken. Ad hoc kan zijn een melding naar de websitebouwer, een nieuwe foto van het pand, aangepaste tekst… alles wat eenmalig is. Continue taken zijn doorlopend iedere week of maand of kwartaal. De nieuwe collectie. Nieuwe prijzen. Zo hou je overzicht op de tijd die nodig is op welk moment van het jaar.

Tijdsgebrek

Het welbekende probleem bij website onderhoud is tijdsgebrek. Er is altijd meer werk dan tijd. De oplossing die ik je voorstel: kijk welke taken belangrijk zijn voor het reilen en zeilen van het bedrijf. Zorg dat de collega’s verantwoordelijk ook de tijd hebben voor die taken. De andere taken zijn stopklussen: een lijst van taken om op te pakken als er tijd voor is. Daarom is het van belang die taken te prioriseren.

Regelmatig overleg

Dat houdt dus niet in iedere week, maar kan ook iedere maand of 2 maanden zijn. Bespreek met elkaar kort hoe de website loopt. Hoe werkt het samen met de websitebouwer, hoe verloopt het bijhouden van de site, en wat kan er beter?

Hoe goed draait je website?

Zorg ervoor dat er iemand regelmatig de status van je website checkt op gebroken links, indexering en snelheid. Een website kan na 4 a 6 jaar al verouderd zijn. Overweeg tijdig een nieuwe website te laten maken.

Gebroken links

Een link die het niet doet: vervelend voor de bezoeker en indirect ook voor jou. Een handige gratis tool: www.brokenlinkcheck.com. Vul je website in en je krijgt direct te horen wat er gefixed moet worden.

Indexering

Ziet Google je website wel volledig? Google Webmaster Tools geeft daar het beste antwoord op. Voordat je deze kan gebruiken is er een verificatie nodig, maar daarna is het een makkelijke tool om de status van je indexering te zien (Google-index), maar ook Crawlfouten en Beveiligingsproblemen.

Snelheid

Een goede website werkt snel. Een trage website werkt niet alleen traag, maar is ook slecht voor je zoekmachine positie. Check je website snelheid via Google Pagespeed. De resultaten zijn vrij technisch; als je iets zorgwekkends ziet, neem dan contact op met je websitebouwer.

Website onderhoud is als het onderhouden van een huis

Hoe ga je om met alle feedback over de website?

Je ontkomt er niet aan dat je regelmatig verbeterpunten ziet op je website. Mailtjes van klanten, opmerkingen van je collega of belletjes van het management. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, kan dat een aardige druk geven.

Verdeel alle input naar meldingen, content of techniek. Meldingen gaan direct naar de websitebouwer. Content beoordeel je of het een continue taak is of ad hoc. Wees overigens wel voorzichtig met het aanemen van nieuwe continue taken voor de website: je kan pas meer werk doen als je daar meer tijd voor krijgt. Anders wordt het minder tijd voor alles. En techniek zet je op een wensenlijst.

Website wensenlijst voor quickwins

Op de wensenlijst komen alle websitewensen die geen melding zijn en die je niet met content op kan lossen. Geef iedere wens een nummer, een prioriteit, een melder en een korte omschrijving. Bespreek de wensenlijst met regelmaat met de belanghebbenden. Zo bepaal je welke wensen je echt invulling aan wil geven en hoe je je budget gaat verdelen.

Stuur deze wensenlijst naar de websitebouwer als een offerteaanvraag. Per wens wil je een urenschatting of prijs. Bespreek de offerte vervolgens in een extra maar kort overleg. Zo haal je de quickwins eruit: wensen met een hoge prioriteit die weinig kosten. En punten die veel kosten maar een lage prioriteit hebben, zet je op een parkeerlijst.

Parkeerlijst

De parkeerlijst bekijk je over langere periodes, bijvoorbeeld als je toe bent aan een nieuwe website. Wat dan van belang kan zijn, is om de overwegingen om een verbetering wel of niet te doen, terug te kunnen vinden. Anders worden punten op een parkeerlijst al gauw de deur uitgedaan omdat je er geen feeling meer voor hebt. Aan de andere kant: je wil als organisatie niet op iedere suggestie direct ja zeggen. Je kan punten ook direct de deur wijzen. Maar wat je ook met een verbeterpunt doet, geef altijd even feedback aan de melder.

Website onderhoud voor een eenmanszaak

Heb je een eenmanszaak, dan heb je weinig intern te overleggen, maar wel genoeg om even de tijd voor te nemen. Noteer alle punten over je website op een vast punt, bijvoorbeeld via een document op Google Docs. Zorg voor een terugkerend moment om de status van je site te bekijken. Als je moeilijk een vaste hoeveelheid tijd kan reserveren, neem dan in ieder geval wel altijd de lijst door om de top 3 prioriteiten te bepalen. Daarna kun je gemakkelijker inschatten of je hier wel of niet tijd voor zal moeten vinden.

Gewoon niet zo bekend met website onderhoud en is het wel belangrijk? Overweeg dan het uitbesteden ervan.

Website onderhoud uitbesteden

Kom je structureel niet toe aan het bijhouden van de website en is het wel voor je onderneming van belang, overweeg dan om het website onderhoud uit te besteden. Je bent zo gegarandeerd van continue website onderhoud en je kunt over alles duidelijke afspraken maken. Maak de volgende overwegingen:

• Op welke manier lever je tekst en foto’s aan? Hoe compleet kun je het aanleveren? Kun je de websitebeheerder toegang geven tot je fotoarchief?
• Wie kiest de foto’s?
• Welke content moet regelmatig vernieuwd worden? Hoe kun je dit zo optimaal mogelijk laten verlopen?
• In hoeverre stuurt de website beheerder andere partijen aan, zoals de vertaler of fotograaf?
• Hoe ga je om met ad hoc content? Heb je regelmatig overleg om deze taken te prioriseren?
• Wordt het website onderhoud op vaste uren in de week gedaan?
• Hoe vaak overleg je persoonlijk?

Bloeise biedt website onderhoud aan met het schrijven van content en het optimaliseren voor Google.